เอกสารที่ทำในต่างประเทศหรือออกให้โดยทางการต่างประเทศ จะต้องแปลเป็นภาษาไทยแล้วนำมารับรองก่อน ทางส่วนราชการไทยถึงจะยอมรับว่าถูกต้องตามกฎหมายจริง โดยจะต้องผ่านกระบวนการการรับรองเอกสาร โดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจตามกฎหมาย เช่น เจ้าหน้าที่รัฐ ทนายความผู้รับรองลายมือชื่อ (Notary Public) หรือผู้มีอำนาจรับรองตามกฎหมายอื่น ลงลายมือชื่อและตราประทับเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารนั้น ซึ่งเรียกว่า การรับรองโนตารี (Notary Certification) เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญในระบบกฎหมายหลายประเทศทั่วโลก รวมถึงประเทศไทย โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เอกสารมีความน่าเชื่อถือและสามารถนำไปใช้ในทางกฎหมายได้ การรับรองโนตารีเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการยืนยันความถูกต้องของเอกสารหรือการดำเนินธุรกรรมบางประเภท เช่น การรับรองลายมือชื่อ เอกสารที่ใช้ในต่างประเทศ และสัญญาต่าง ๆ
ความหมายของการรับรองโนตารี
การรับรองโนตารีคือการที่บุคคลที่ได้รับอนุญาตจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ทนายความที่ได้รับการแต่งตั้งเป็น ทนายความผู้รับรองลายมือชื่อ (Notary Public) ทำหน้าที่รับรองความถูกต้องของเอกสาร ลายมือชื่อ หรือแม้แต่การเป็นพยานในการทำธุรกรรมสำคัญ การรับรองโนตารีสามารถช่วยลดความเสี่ยงในการปลอมแปลงเอกสารและเพิ่มความมั่นใจในการทำธุรกรรมต่าง ๆ
บทบาทและอำนาจของโนตารี
ในหลายประเทศ โนตารีเป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐที่มีอำนาจตามกฎหมายในการรับรองเอกสาร อย่างไรก็ตาม ในประเทศไทย การรับรองโนตารีกระทำโดยทนายความที่ได้รับการขึ้นทะเบียนจากสภาทนายความให้เป็น “ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney)” โดยบทบาทหลักของโนตารี ได้แก่
- รับรองลายมือชื่อ : เพื่อยืนยันว่าบุคคลที่ลงนามในเอกสารเป็นบุคคลเดียวกันกับที่แสดงตัว
- รับรองสำเนาเอกสาร : เพื่อยืนยันว่าเอกสารสำเนาตรงกับต้นฉบับ
- รับรองคำให้การ : กรณีที่มีการให้การหรือถ้อยแถลงต่อหน้าโนตารี
- เป็นพยานในธุรกรรม : โนตารีสามารถเป็นพยานในการทำสัญญาหรือข้อตกลงทางกฎหมาย
กระบวนการรับรองโนตารี
การรับรองโนตารีมีกระบวนการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้เอกสารที่ได้รับรองมีผลทางกฎหมาย โดยทั่วไปมีขั้นตอนดังนี้
- การตรวจสอบเอกสาร : โนตารีต้องตรวจสอบเอกสารและบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- การระบุตัวตนของผู้ลงนาม : ตรวจสอบบัตรประชาชนหรือเอกสารแสดงตัวตน
- การลงลายมือชื่อ : บุคคลที่ต้องการรับรองเอกสารจะต้องลงลายมือชื่อต่อหน้าโนตารี
- การประทับตราและลงนามโดยโนตารี : โนตารีจะลงลายมือชื่อและประทับตราเพื่อรับรองเอกสาร
- การบันทึกข้อมูล : โนตารีจะเก็บบันทึกการรับรองเอกสารไว้เป็นหลักฐาน
ความสำคัญของการรับรองโนตารี
การรับรองโนตารีมีความสำคัญในหลายด้านโดยเฉพาะในธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายระหว่างประเทศ ตัวอย่างเช่น
- การใช้เอกสารในต่างประเทศ เช่น หนังสือมอบอำนาจ สัญญาทางธุรกิจ หรือเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ
- การทำธุรกรรมที่ต้องการความน่าเชื่อถือสูง เช่น การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ การรับรองเอกสารทางการเงิน
- การป้องกันการปลอมแปลงเอกสารและการฉ้อโกง
การรับรองโนตารีในประเทศไทย
ในประเทศไทย การรับรองโนตารีดำเนินการโดยทนายความที่ได้รับอนุญาตจากสภาทนายความ (Notarial Services Attorney) บุคคลทั่วไปที่ต้องการรับรองเอกสารสามารถติดต่อทนายความที่มีคุณสมบัตินี้เพื่อขอรับบริการ การรับรองที่กระทำโดยทนายความโนตารีในไทยสามารถใช้ได้ในหลายกรณี เช่น การทำธุรกรรมระหว่างประเทศ หรือการยื่นเอกสารต่อสถานทูตและหน่วยงานต่าง ๆ
ข้อจำกัดของการรับรองโนตารีในประเทศไทย
แม้ว่าการรับรองโนตารีจะมีความสำคัญ แต่ในประเทศไทยมีข้อจำกัดบางประการ เช่น
- ทนายความที่ทำหน้าที่โนตารีไม่มีอำนาจเทียบเท่ากับโนตารีในบางประเทศ เช่น สหรัฐอเมริกา หรือฝรั่งเศส
- เอกสารที่รับรองโดยทนายความโนตารีไทยอาจต้องผ่านการรับรองเพิ่มเติมจากกระทรวงการต่างประเทศก่อนนำไปใช้ในต่างประเทศ
สรุป
การที่จะนำเอาเอกสารจากต่างประเทศมาใช้กับส่วนราชการไทย โดยเฉพาะในศาลไทย จึงจำเป็นที่จะต้องให้ ทนายความผู้ทำคำรับรองเอกสาร (Notarial Services Attorney) รับรองความถูกต้องของเอกสารหรือคำให้การ เพื่อนำไปใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินคดีทางกฎหมายก่อน จึงจะสามารถใช้สิทธิทางศาลได้ แต่มีข้อควรระวัง คือ ศาลบางแห่งอาจต้องการให้เอกสารที่ผ่านการโนตารีต้องผ่านการรับรองจากสถานทูต หรือกรมการกงสุลเพิ่มเติม ดังนั้นหากต้องใช้เอกสารทางกฎหมายในศาล ควรปรึกษาทนายความที่มีใบอนุญาตเป็น (Notarial Services Attorney) เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการรับรองตามกฎหมาย